1 - "Filtros", "Agrupar por" y "Favoritos"

Quería explicaros las posibilidades que los filtros de odoo ofrecen a cualquier empresa para conseguir búsquedas específicas que facilitan mucho el trabajo ahorrando tiempo y organizando la información.

Explicaré brevemente las opciones que nos ofrece la barra de búsqueda en odoo y la personalización de los filtros:

• Filtros

• Agrupar por

• Favoritos 

Después explicaré un caso práctico que os puede ser de mucha utilidad. Empecemos!

"Filtros" en odoo

• Crear filtros sencillos y combinados. (AND y OR)

En todas las aplicaciones de odoo siempre veremos la opción de búsqueda. Para que aparezcan todas sus opciones tendremos que clicar en la lupa.

EJEMPLO: entramos en el módulo de "Contactos" y si clicamos en la primera opción de "Filtros", nos aparece un menú con una lista de las opciones por defecto. Si queremos ver solo nuestros clientes, seleccionaremos "Clientes".

Si queremos ver también los proveedores, hacemos clic en proveedores y lo que nos mostrará será un filtro "OR", es decir, un filtro donde se cumple una condición o la otra. Visualizaremos todos los contactos que son CLIENTES, los que son PROVEEDORES y también los que cumplan las dos condiciones (que son clientes y al mismo tiempo también son proveedores nuestros).

• Filtro personalizado. Crear un filtro específico.

Al final de las opciones que ofrece el desplegable "Filtros", encontramos la opción de "Añadir filtro personalizado", así como también la posibilidad de "elegir condición" para que realicemos una búsqueda más específica. Veamos algunos ejemplos.

Vamos al módulo de Contabilidad / Facturación / Facturas de cliente.

Queremos ver las facturas tanto en borrador como abiertas, que el comercial "Demo User" ha hecho a la Empresa "Comercial de prova".

PRIMERO hacemos una búsqueda sencilla con "Filtros" para ver las facturas que tenemos en estado "Abierto y también en "Borrador". Aquí tenemos un ejemplo de filtro tipo OR. Se cumple una condición o la otra. "Abierto" o "Borrador".

Estos son los filtros predeterminados, pero en odoo podemos hacer una búsqueda más avanzada.

SEGUNDO. Ahora vamos a "Añadir filtro personalizado" :

Acción requerida> Empresa

"contiene"

cial (por que queremos ver la empresa de nombre "Comercial de prova")

TERCERO. Seguidamente, clicamos a "Agregar condición"

Acción requerida> Comercial

"contiene"

User (queremos ver las empresas que ha gestionado este comercial en concreto)

CLICAMOS A "Aplicar" Y EL RESULTADO ES ESTE:

Si observáis, en este filtro se han aplicado las dos condiciones a la vez. Las condiciones se han indicado antes de aplicar el filtro para que las dos se cumplan. Podemos añadir condiciones en una misma búsqueda para hacerla más específica y cuando tengamos definidas todas la condiciones, entonces hacemos clic en "Aplicar".

Así es como Odoo ERP permite hacer filtros combinados, con las condiciones AND y OR.

AND, es que deben cumplirse las dos condiciones o parámetros a la vez.

OR es que cumple una de las condiciones o ambas. Un ejemplo de búsqueda OR que cumple las dos condiciones sería si buscamos clientes "OR" proveedores. Puede darse el caso de que una Empresa sea a la vez cliente y proveedor nuestro.

"Agrupar por" en odoo

Siguiendo con el ejemplo anterior, imaginemos ahora que queremos separar las facturas en dos grupos: Europa y América.

Iremos al "Agrupar por" y seleccionaremos "Canal de ventas".

Ahora ya tengo la información agrupada según mis canales de venta de odoo.

"Favoritos" en odoo.

Vamos a la opción de "Favoritos". Si queremos acceder cada día a la búsqueda que acabamos de hacer, es buena idea guardarla en favoritos con el nombre que queramos asignarle.

En los Filtros de odoo, si escogemos la opción "usar por defecto", quiere decir que cada vez que entremos en la plataforma de facturas de cliente, se mostrará directamente la búsqueda que hemos elegido, sin tener que seleccionarla. Podemos salir de la plataforma y realizar otras búsquedas en nuestro ERP Odoo que cuando volvamos a las facturas de cliente, volveremos a visualizar el filtro que hemos guardado como predeterminado ("Favorito" y "por defecto"). Recordar que también podemos compartir los filtros con el resto de usuarios. 

Quizás necesitas saber cómo y dónde poner todo lo pendiente de pagar, como son cuotas de créditos, liquidaciones de tarjetas, nóminas, impuestos... y que no necesariamente son facturas de proveedores.

Por ejemplo, sería el caso de que tuviéramos previsto realizar el pago de una cuota que vence en pero aún no tenemos la seguridad de que se haga. Podría darse el caso de que llegado el momento, este pago no se hiciera. 

Con odoo podemos crear un asiento contable sin validarlo. De hecho un asiento sin validar no es más de una previsión de asiento y eso es lo que nos interesa: gestionar los pagos previstos, los vencimientos, sin hacer ningún asiento. ¿Cómo?

Crear un asiento

Con permisos de desarrollador, vamos al módulo de Facturación / Contabilidad y seleccionamos Asesor > Asientos contables. Creamos un asiento, pendiente de validar, con una fecha de previsión (si queréis, en la descripción poner un "PREV" delante). Quedarían en la parte superior y sin validar (color azul).

Visualización de los pagos previstos. Cash-flow.

Acabamos de ver como el potencial de los filtros de odoo permite un sinfín de posibilidades para cubrir cualquier necesidad, así que vamos a crear una búsqueda donde podamos visualizar el flujo de caja de todas las cuentas 572 para este año 2020.

Paso 1: vamos a Facturación / Asesor / Apuntes contables y seleccionamos la visualización "pivot table".

Paso 2: vamos a Filtros:

"Añadir filtro personalizado": "Cuenta" "contiene" "572" y clicamos a "Aplicar".

"Añadir filtro personalizado": "Fecha vencimiento" "is alfter or equal" "01/01/2020" y clicamos a "Aplicar".

"Agrupar por": "Cuenta"

Tenemos un resultado como el que sigue, un resumen por mes de los movimientos de saldo de las diferentes cuentas.

Podéis comprobar que aparece el asiento de previsión pendiente de validar (de 300 €) con vencimiento en septiembre de 2020. En cada número de esta vista se puede clicar y ver cuales son los apuntes involucrados en ese importe.

Guardar el Filtro para acceder en un solo clic. 

Si esta vista os gusta, ya sabéis que podéis dejarla en "Favoritos" o podéis decidir dejarla como visualización por defecto para que siempre se muestre esta vista. Recordar también la posibilidad de compartirla con el resto de usuarios.

Gráficos y Vistas

Si hasta ahora hemos visto una forma fácil de hacer las previsiones de pagos en odoo, tenemos más. Podemos elegir la vista de "Gráfico" para obtener cuadros de resultados e ir más allá en nuestros análisis. Pueden ser muy útiles a la hora de tomar decisiones. Pongamos un ejemplo de vista gráfico: Queremos ver de un vistazo, el saldo acumulado del 2020 de las cuentas 572 y por mes.

Queda en vuestras manos los filtros de odoo y las visualizaciones que queráis crear y guardar y /o compartir. Os sugerimos que juguéis porque podéis sacarle mucho partido. Divertiros!