Las 6 fases para empezar con Odoo
Como empezar con Odoo
¿Cómo empezar con Odoo? Te explicamos como hacemos una implementación del ERP Odoo, nuestra metodología. Primero decidimos la licencia que es mejor para el cliente. ¿Què licencia escoger?
Una vez elegida la versión de Odoo, nuestra prioridad és el éxito del proyecto con el objetivo de implementar lo más pronto posible i con el coste más bajo.
Las 6 fases que seguimos en una implementación
Odoo ERP
1-Petición del cliente
El Cliente y el Consultor de Odoo se comunican y exponen sus expectativas. Se presenta una Demo al cliente y el Consultor intenta entender el funcionamiento de la compañía, sus requerimientos de negocio, etc.
Cuando hablamos con el cliente
Mientras hablamos con el cliente, localizamos los puntos de dolor y aquellos que suponen un pérdida de tiempo.
Toda información sobre el desarrollo de la actividad es de gran valor.
2-Análisis del ROI
Una vez tenemos una visión clara de la situación actual del cliente, los objetivos, las expectativas y riesgos, pasamos a definir lo que se debe hacer y elaboramos un documento con una evaluación del retorno de la inversión (ROI). Un análisis de los ahorros y beneficios del proyecto, el plan de implementación y un mapeo con todas las funciones y las necesidades empresariales. Es decir, presentamos las mejores soluciones.
3-El Proyecto
Una vez la empresa acepta nuestro planteamiento, nos centramos en:
Alienación del SPoC en el proceso. Será nuestro aliado. La alienación con el proyecto facilita la toma de decisiones y el avance del proceso.
Formación y entrenamiento del SPoC. Capacitarlo para saber cómo funciona Odoo. El objetivo es que se haga un experto en el funcionamiento de Odoo porque no requieran del servicio de consultoría. Además puede formar a los usuarios finales de la empresa.
Gestionamos las expectativas y estrategias de adaptación al cambio.
Aspectos importantes a lo largo del proyecto
Estos son los aspectos más importantes que se mantienen a lo largo de todo el proyecto.
4-Configuración
Aquí toca: configurar, importar, analizar, probar, corregir, validar... Vayamos por partes:
Configuramos la base de datos. Escogeremos las aplicaciones estándar sin desarrollos personalizados. Empezamos con el producto estándar porque resulta más rápido y además, permite que el cliente valore si conviene o no determinadas personalizaciones. A veces, se encuentran otras soluciones que ofrecen la misma respuesta o se valora que ya no son necesarias.
Entregamos el producto con los módulos básicos para que el cliente comience a trabajar con Odoo y se familiarice. La idea es entregar funcionalidades de forma progresiva e ir validando cada fase con la implicación del SPoC. Este sistema progresivo de entrega por fases facilita mucho la adaptación y, el aprendizaje, se hace ágil y fácil a la vez que genera motivación en el usuario.
Demostramos las soluciones a los usuarios finales junto con el SPoC en sesiones formativas y validando que la configuración es correcta.
Hacemos importación de los datos maestros. En cuanto a la migración de datos históricos, aunque Odoo lo permite, la relación beneficio vs costes se baja. Es un trabajo que requiere de muchas horas de trabajo llevar toda una información histórica a Odoo y por tanto conviene valorar su conveniencia.
En caso de hacer importación de datos, se llevará a cabo con la conformidad de la SPoC. Será él y los usuarios clave los que recopilan los datos y preparan el archivo para importarlo. El proceso de importación puede retrasar el proyecto y requerirá tomar decisiones acertadas. Después se integrará con el resto de aplicaciones y se formará al SPOC y usuarios finales en su funcionamiento. Los errores que puedan surgir los corregiremos y para terminar, el SPoC, como responsable, debe validar el archivo.
Desarrollamos lo realmente necesario e imprescindible para que el negocio marche. El resto, si todavía se considera necesario, se puede hacer en una segunda fase. Tratamos de reducir los costes de desarrollos a medida ya que Odoo ofrece alternativas y simplifica procesos. Somos partidarios de una solución simple antes de que una compleja. Si se ha de implementar un cambio, miramos si se puede completar en una fase posterior.
Información constante del progreso a Dirección. Cómo va el proceso de la implementación, qué se ha hecho, qué está pendiente, en qué momento o fase estamos y hacia dónde vamos.
La misma empresa y el SPoC deberían escribir el manual para las funcionalidades de Odoo, que use su terminología y los procesos que les son propios. Esta tarea facilita el aprendizaje del software, la adaptación al cambio, la implicación y, en definitiva, el éxito del proyecto. Se trata de la formación de los usuarios finales.
Validación y aprobación de cada una de las fases por parte del SPoC, responsable de todas las pruebas finales, y conformidad por fecha de lanzamiento a producción.
5-Lanzamiento a Producción (qué nervios!!)
Es posible que no sea perfecto, ¡no pasa nada, tranquilos!. Como seres humanos nos cuesta cambiar costumbres e incluso pensamos que nuestra manera es mejor. ¡Daos una oportunidad! Si tiene un poco de paciencia quizás descubrirán nuevas maneras de conseguir lo mismo y de forma más fácil y divertida. Hacer más en menos tiempo.
Cuando estamos en producción
Pasamos el producto a producción y controlamos cómo está funcionando Odoo.
Nos aseguramos de que todo vaya bien.
Hacemos los ajustes, corrección de errores.
Presentamos un documento informe del progreso.
Seguir en función de las necesidades empresariales.
6-Segundo despliegue. Desarrollo.
Añadimos otras funcionalidades y así progresivamente. Vamos escalando poco a poco. Los usuarios se van adaptando de forma fácil con este sistema progresivo de entrega. El aprendizaje resulta ágil y natural a la vez que aumenta su motivación.
Añadiremos también aquellas funciones personalizadas pendientes. Son desarrollos que no eran imprescindibles para el funcionamiento del negocio y que se dejaron para el final. El objetivo era agilizar la implementación y dar la oportunidad de abaratar costos. ¿Cómo? Este tiempo de demora permite al cliente encontrar diferentes formas de conseguir el mismo resultado y decidir ahorrarse el desarrollo a medida. Conviene tener en cuenta que estos desarrollos a medida, tarde o temprano, se deberán migrar a las nuevas versiones de Odoo y como ya sabemos, las migraciones pueden ser costosas.
Sólo queda disfrutar del nuevo erp Odoo. ¡A jugar!
